Technik
NAS Network Attached Storage
Ein Speichergerät, das im Netzwerk hängt und Dateien für alle bereitstellt. Im Kern ein kleiner Computer mit mehreren Festplatten. Der Übergang zum Server ist fließend: Sobald darauf auch Anwendungen laufen — E-Mail, Website, ein Cockpit — spricht man von einem Server. Was für Ihren Betrieb reicht, steht unter NAS für Unternehmen.
Self-Hosting On-Premises
Der Betrieb von Software und Daten auf eigener Hardware in den eigenen Räumen, statt bei einem Anbieter zu mieten. Der englische Fachbegriff dafür ist On-Premises, kurz „on prem“. Gegenstück ist die Cloud. Beides schließt sich nicht aus — die meisten Betriebe fahren am besten mit einer Mischung.
Cloud Mietsoftware
Software und Speicher, die auf fremden Rechnern laufen und monatlich gemietet werden. Vorteile: kein Aufwand, hohe Verfügbarkeit, sofort startklar. Nachteile: dauerhafte Kosten, die mit dem Team wachsen, und die Frage, wer außer Ihnen an die Daten kommt.
Backup Datensicherung
Eine zusätzliche Kopie an einem anderen Ort. Wichtig, weil oft verwechselt: Zwei Festplatten im selben Gerät sind kein Backup, sondern eine Spiegelung. Sie schützen gegen einen Plattendefekt — nicht gegen versehentliches Löschen, Verschlüsselungstrojaner, Diebstahl oder Wasserschaden.
RAID Plattenverbund
Mehrere Festplatten arbeiten als Verbund, sodass der Betrieb beim Ausfall einer Platte weiterläuft. Erhöht die Verfügbarkeit, ersetzt aber kein Backup: Was gelöscht oder verschlüsselt wird, ist auf allen Platten gleichzeitig weg.
USV unterbrechungsfreie Stromversorgung
Ein Akku zwischen Steckdose und Server. Bei einem Stromausfall fährt das Gerät geordnet herunter, statt mitten im Schreibvorgang auszugehen — die häufigste Ursache für beschädigte Datenbanken.
Zwei-Faktor-Anmeldung 2FA
Neben dem Passwort ein zweiter Nachweis, meist eine Zahl aus einer App auf dem Telefon. Der wirksamste einzelne Schutz gegen gestohlene Passwörter — und bei besonders geschützten Daten faktisch Pflicht.
VPN verschlüsselter Zugang
Ein verschlüsselter Tunnel ins eigene Netz, über den Homeoffice und Außendienst so arbeiten, als säßen sie im Büro. Der richtige Weg, um von außen an einen eigenen Server zu kommen — der falsche wäre, das Gerät ungeschützt ins Internet zu stellen.
Abläufe
DATEV Software für Steuerberatung
Die in Deutschland verbreitetste Softwarewelt für Buchhaltung und Steuerkanzleien. Für Betriebe ist vor allem die Schnittstelle interessant: Belege und Buchungsdaten wandern digital zum Steuerberater, statt als Ordner. Wie das praktisch läuft, steht unter Belege automatisch buchen. DATEV ist eine eingetragene Marke der DATEV eG; eine Partnerschaft besteht nicht.
Belegerkennung OCR
Die automatische Auswertung eines fotografierten oder gescannten Belegs: Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz werden ausgelesen und vorgeschlagen. Gut lesbare Belege gelingen zuverlässig; zerknitterte Thermobons und Handschrift landen in einer Prüfliste, in der ein Mensch entscheidet.
Website
Statische Website eine Datei statt Redaktionssystem
Eine Website, die bereits fertig auf dem Server liegt, statt bei jedem Aufruf aus einer Datenbank zusammengebaut zu werden. Folge: Es gibt nichts auszuführen, also keine Lücke zum Ausnutzen, keine Updates und sehr niedrige Betriebskosten. Nachteil: kein Redaktionssystem für tägliche Beiträge. Mehr unter Website erstellen lassen.
Domain und Hosting Adresse und Stellplatz
Die Domain ist die Adresse (sh-server.me), das Hosting der Platz, an dem die Seite liegt. Zwei getrennte Dinge, die man bei verschiedenen Anbietern haben kann. Entscheidend für Ihre Unabhängigkeit: Die Domain sollte auf Ihren Namen registriert sein, nicht auf den Ihrer Agentur.
Recht
CLOUD Act US-Herausgabepflicht
Ein US-Gesetz von 2018, das US-Unternehmen verpflichtet, Daten herauszugeben, die sich in ihrer Kontrolle befinden — unabhängig davon, in welchem Land diese Daten gespeichert sind. Deshalb sagt „Rechenzentrum in Frankfurt“ allein wenig aus, wenn der Anbieter einem US-Mutterkonzern gehört. Ausführlich unter digitale Souveränität.
DSGVO Datenschutz-Grundverordnung
Die europäische Verordnung, die seit 2018 regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Für Betriebe heißt das vor allem: Sie müssen wissen und dokumentieren, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten, wie lange Sie sie aufbewahren und wer darauf zugreift.
Art. 9 DSGVO besondere Kategorien
Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Angaben zu Weltanschauung oder Gewerkschaftszugehörigkeit gelten als besonders schützenswert. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur unter engeren Voraussetzungen erlaubt; die Schutzmaßnahmen müssen dem höheren Risiko entsprechen. Relevant für Praxen.
§ 25 TDDDG Einwilligung für Speicherung
Die deutsche Umsetzung der ePrivacy-Regeln. Sie verlangt eine Einwilligung, bevor auf dem Gerät des Besuchers etwas gespeichert oder ausgelesen wird — nicht nur Cookies, sondern jede Speicherung. Ausgenommen ist, was technisch unbedingt erforderlich ist. Wer nichts von fremden Servern lädt und nichts speichert, braucht kein Einwilligungsbanner.
Auftragsverarbeitung AVV
Wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet — etwa ein Hoster oder ein IT-Betreuer —, braucht es nach Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag darüber. Er regelt Zweck, Dauer, Schutzmaßnahmen und was am Ende mit den Daten passiert.
Verarbeitungsverzeichnis VVT
Eine Liste aller Verarbeitungen personenbezogener Daten im Betrieb: welche Daten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange, wer hat Zugriff. Pflicht nach Art. 30 DSGVO für fast alle Betriebe. Eine geordnete Ablage macht das Führen dieser Liste erheblich einfacher — sie ersetzt es aber nicht.
GoBD Aufbewahrung digitaler Belege
Die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher und zur Aufbewahrung von Unterlagen. Kernforderungen: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Auffindbarkeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist. Ob Ihr Verfahren genügt, beurteilt Ihr Steuerberater.
Digitale Souveränität Kontrolle über die eigenen Daten
Die Fähigkeit, selbst zu bestimmen, wo Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und ob man den Anbieter wechseln kann, ohne alles zu verlieren. Der Begriff ist zum Werbewort geworden — prüfbar wird er erst, wenn man fragt, wem das Unternehmen gehört und welchem Recht es unterliegt.